Règlement des subsides octroyés aux associations lensoises


Commune de LENS

Règlement général relatif aux critères et modalités d’octroi des subsides communaux pour les associations et comités lensois

 

Par l’établissement de ce règlement, la commune de Lens entend formaliser l’octroi de subventions qui contribuent au développement local de l’entité en soutenant la vie associative et les activités sportives, culturelles et de loisirs mises en place par les associations dont le siège social est situé sur notre territoire et qui y développent leurs activités.

 

1.  Les formes de subvention

Les subventions se définissent comme des contributions (financières, matérielles ou en personnel) allouées par les autorités administratives dans un objectif d’intérêt général, à des personnes morales de droit privé pour la réalisation d’une action, d’un projet d’investissement, le développement d’une activité ou le financement global de l’activité d’un organisme bénéficiaire qui en est à l’origine. La commune peut trouver un intérêt à cette activité ou ce projet (par exemple, l’animation d’un quartier) et décider de lui apporter son soutien.

La subvention directe se concrétise par le versement d’une somme d’argent sur le compte bancaire de l’association. Elle constitue donc une aide directe de la collectivité, à l’inverse des aides indirectes qui prennent la forme de moyens matériels et/ou humains (mises à disposition, occupation du domaine public, de locaux communaux,…) ou de prestations de services effectuées par les services communaux pour le compte de l’association.

 

2.  Les bénéficiaires

Afin de pouvoir bénéficier de cette subvention, les associations doivent en premier lieu être agréées par l'administration communale de Lens.

Les critères principaux à remplir en vue de l'agrégation sont:

·         être en activité depuis un an au moins à compter de l’introduction de la demande ;

·         ne pas avoir de buts lucratifs ;

·         les membres des associations doivent être des personnes naturelles. Les associations coupoles (associations reprenant d’autres associations) et les associations qui distribuent des subsides aux autres associations sont exclues du présent règlement ;

·         les associations doivent organiser régulièrement des activités pour leurs membres (au moins 3 fois par an) et apporter un intérêt pour la population lensoise ;

·         les associations doivent être ouvertes à tous les Lensois. Une période d’inscription au public doit avoir lieu au moins une fois par an, cela peut être indiqué dans le bulletin communal et/ ou sur le site communal ;

·         le siège de l’association doit être fixé en la commune ;

·         au moins 2 des 3 mandats suivants doivent être occupés par des Lensois : le président, le secrétaire en charge de la gestion et/ou le trésorier ;

·         chaque année une liste des membres précisant les nom, prénom, adresse et date de naissance, doit être produite ;

·         un rapport d’activités ;

·         ne pas organiser exclusivement des activités lucratives dans le cadre de l’association, à l’exclusion de la récolte de fonds destinés au fonctionnement.

 

3.  Dossier de demande de subsides

Pour solliciter des subventions directes, l'association est tenue de remplir le formulaire de demande ci-joint ou de le télécharger sur le site de la commune de Lens au : formulaire subsides

 

Ce dossier doit être envoyé au plus tard pour le 31 mars de chaque année.

 

Y sont joints les documents suivants :

 

·         la liste des membres (de l'année fonctionnelle écoulée) avec leur nom, prénom, code postal + localité, leur date de naissance et le numéro de licence (les données seront sous couvert de la loi sur la protection de la vie privée et ne pourront servir qu'au seul contrôle lié au présent règlement),

·         s’il s’agit d’une association sportive :

-          l'attestation d'affiliation à une fédération sportive reconnue par l'ADEPS ou le Comité Olympique Belge et une copie des diplômes ou des brevets des membres affiliés au club (initiateur, aide moniteur, moniteur, entraîneur) ;

-          une copie de la facture de l’assurance  en responsabilité civile et accident physique contractée au nom de l’association et la preuve de son paiement.

 

Pour rappel, les associations sont dispensées de produire l’ensemble de leur  comptabilité mais fourniront un rapport d’activités reprenant les éléments suivants :

-          la liste des activités réalisées (et leurs objectifs) ;

-          la fréquentation moyenne de visiteurs ;

-          les moyens (financiers, humains et matériels) engagés à la réalisation de ces activités

 

Lors de l'introduction d'une première demande de subsides, l'association fournit :

 

·         pour les ASBL, les statuts publiés en application de la loi du 27 juin 1931 tel que modifiée par la loi du 02 mai 2002 relative aux ASBL, accompagnés du règlement d'ordre intérieur (si existant) et de la composition du Conseil d'Administration à la date de la demande de subvention ;

·         pour les associations de fait, les statuts (si existant) et le règlement d'ordre intérieur (si existant).

 

4.  Calcul de la subvention

Toute nouvelle association culturelle ou sportive répondant aux critères du point 2 a la possibilité d’introduire une demande de subvention.

Cette subvention se base sur une clé de répartition définie dans le tableau suivant et s’élèvera à maximum 1000 euros.

Le Collège peut fixer des subventions forfaitaires pour des associations ou catégories d'associations présentant un caractère particulier.

Le montant du subside sera calculé en fonction de critères auxquels doivent répondre chaque comité.

Caractéristiques

 

Points

Montant

Nombre de membres* lensois de l’association

0 à 25

1

 

 

 

 

 

Valeur d’un point 100€

26 à 50

2

51 et plus

3

Association lensoise reconnue soit régionalement, nationalement ou internationalement

L’association doit fournir les preuves de sa reconnaissance

 

1

Association devant entretenir des infrastructures

 

2

Association à caractère social très important vis-à-vis de son public (aînés, personnes présentant un handicap, maladie…)

 

2

Association justifiant plus de 3 événements par an (à valeur ajoutée de la population lensoise)

 

2

 

*Par membre, il faut entendre : toute personne active de manière répétitive au sein de l’association.

Une association peut, de manière exceptionnelle (maximum 1x/an), demander un subside complémentaire dont le maximum sera porté à la moitié du montant maximum de base soit 500€.

Ce subside complémentaire peut être demandé dans le cas de l’organisation d’une activité de grande ampleur ou toute autre activité indispensable à la survie de l’association (exemple : rénovation de locaux ou appel aux nouveaux membres…). L’association bénéficiaire s’engage à apposer le logo de la commune ou la mention « Avec le soutien de la commune de Lens » sur les outils de communication liés à l’événement.

 

5.  Modalités d’attribution

 

1.       Les demandes de subventions indirectes sont adressées au Collège communal dans un délai raisonnable, à savoir au moins 1 mois avant la date de l’activité, afin de permettre aux services administratifs de traiter efficacement le dossier. A défaut du respect de ce délai, l’autorité se réserve le droit de ne pas prendre la demande en considération. Le Collège peut également charger l’administration de demander tout complément d’information nécessaire pour statuer sur le dossier.

2.       Les demandes de subventions directes sont introduites au moyen d’un formulaire annexé au présent règlement et envoyé avant le 31 mars.

3.       Toutes les demandes de subsides doivent comprendre les annexes mentionnées dans les formulaires ainsi que la liste des membres.

4.       Par ailleurs, lors de la première demande ou lorsque des modifications ont été apportées, l’association ayant la personnalité juridique fournira une copie de ses statuts existants.

5.       Lorsque le dossier est complet, le Collège communal statue sur les demandes et octroie les subventions dans les limites des crédits budgétaires approuvés. Dans le cas où les demandes excèdent les crédits budgétaires fixés, l’ensemble des associations se verront retirer un pourcentage équivalent.

 

6.  Obligations du bénéficiaire

 

Tout bénéficiaire d’une subvention accordée par la commune doit l’utiliser aux fins pour lesquelles elle a été octroyée et, à moins d’en être dispensé par un décret ou en vertu de celui-ci, doit justifier son emploi.

 

Dans les cas ci-dessous, le bénéficiaire est tenu de restituer la subvention octroyée :

1° La subvention n’est pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été accordée.

2° Le bénéficiaire ne fournit pas les justifications visées au point 3.

3° Le bénéficiaire s’oppose au respect des obligations visées au point 5.

 

7.  Paiements des subsides

 

Les subventions accordées sous forme d’aide financière seront inscrites au budget communal de l’exercice. Elles ne sont liquidables qu’après l’approbation des crédits budgétaires par les autorités de tutelle. La liquidation des subsides aura lieu à terme échu (fin d’année) afin de vérifier que les réalisations soient conformes aux demandes.

L’inscription d’un crédit au budget et son approbation par les autorités de tutelle ne donnent aucun droit à la liquidation effective de la subvention.

Les subsides de fonctionnement sont liquidés dès que le Collège ou le Conseil communal a statué sur le dossier.

Les subsides accordés sont payés sur base des pièces justificatives des dépenses pour lesquelles la subvention a été accordée et dès que le compte de la manifestation concernée est produit.

 

8.  Obligations spécifiques

Sans préjudice des dispositions légales et du présent règlement, le Collège communal peut imposer des obligations spécifiques à un bénéficiaire de subventions communales.

 

 

9.  Contrôle de l’octroi des subventions

La Commune de Lens a le droit de faire procéder, sur place, au contrôle de l’emploi de la subvention accordée, tant par des membres du Conseil communal que par des fonctionnaires communaux mandatés à cet effet par le Collège communal, s’il en a délégation.

10.  Justification de l’utilisation

Chaque année, les associations qui ont eu recours à des subsides directs et indirects et qui désirent renouveler leur demande, devront compléter le formulaire en annexe du présent règlement et ce pour la date fixée par le Collège communal.    

11. Organe de recours  

Il est institué un organe ayant pour objet de vérifier la bonne application des critères d’octroi du subside au regard du présent règlement.

Cet organe, appelé « commission de recours », est composé d’un représentant de chaque groupe politique siégeant au Conseil communal.

Cet organe se réunira une fois par an après l’analyse du collège ou lorsqu’une association contestera l’octroi/refus du subside qui lui est alloué.

Dans ce cas, l’autorité communale statue en dernier ressort et sa décision n’est plus susceptible d’annulation par la commission de recours.

Cet organe aura vocation à remettre un avis consultatif dès qu’il est saisi (en cas de contestation d’une association ou après l’analyse quant à l’octroi des subsides) de l’autorité communale.

 

 

 

 

Entrée en vigueur

 

Le présent règlement s’applique à toutes les subventions demandées ou accordées à partir du 1er janvier 2017.

 

 

 

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