Organiser un évenement

Vous souhaitez organiser un évènement à Lens ?

Une procédure est mise en place pour que les services communaux puissent analyser votre dossier, qui sera soumis au Collège communal pour accord.

  • Pour toute organisation, une demande d’autorisation (1) doit être adressée au Collège communal par le biais du service socioculturel à l’adresse mail suivante : socioculturel@commune-lens.be ou par courrier postal à Place de la Trinité, 1 - 7870 Lens.
  • Un dossier de sécurité (2) doit être constitué et transmis au service de planification d’urgence à l’adresse email suivante : planu@commune-lens.be ou par courrier postal à Place de la Trinité, 1 - 7870 Lens.

(1) La demande d'autorisation : Il s’agit d’un courrier ou d’un courriel dans lequel vous demandez l’autorisation d’organiser votre évènement et où vous détaillez le programme, le matériel demandé (s’il y en a), les locaux demandés (s’il y en a), les rues qui doivent être bloquées (s’il y en a) et tout autre élément qui vous semble utile de joindre à votre demande. Cette demande est à destination du Collège communal.

(2) Un dossier de sécurité (2) : Afin de constituer votre dossier de sécurité, nous avons besoin des documents suivants :

  • Le formulaire multidisciplinaire ou le formulaire simplifié * ;
  • La copie de l’assurance RC couvant l’évènement (en cours de validité) ;
  • Si votre évènement est un circuit, un plan des rues empruntées ;
  • Si la circulation est impactée, un plan des rues à bloquer et éventuellement un plan des parkings mis à disposition des participants.

* Le formulaire multidisciplinaire - Ce document est fort complet et peu adapté aux petites organisations mais il est indispensable. Il a été créé par le DG centre de crise afin d’uniformiser toutes les demandes. Ou le formulaire simplifié si : Moins de 150 personnes - Pas d’impact sur la circulation et pas de déviation à prévoir - Pas de chapiteau - Pas de feu d’artifice – par de pyrotechnie - Pas d’usage du domaine public (rue, place de parking,…).

Ces documents sont à destination des services de secours et des services de police qui rendront un avis sur l’organisation de votre évènement.

Les demandes doivent être introduites 2 mois avant l’évènement afin de nous permettre d’envoyer celles-ci aux services de secours et aux services de police et d’obtenir une autorisation. Il arrive aussi que la police et/ou les services de secours demandent d’organiser une réunion de sécurité avec les organisateurs.